Programme d’Éthique & Compliance

1. Objet et portée

Le présent Programme d’Éthique & Compliance (le « Programme ») formalise l’engagement de JOUZ Technologies (ci‑après « JOUZ SARL ») en faveur de l’intégrité, de la transparence et du respect des lois et réglementations applicables, ainsi que des standards professionnels attendus d’une entreprise de prestation et de conseil informatique.

Le Programme s’applique à l’ensemble des dirigeants, salariés, stagiaires, prestataires, sous‑traitants et, plus largement, à toute personne agissant pour le compte de JOUZ (les « Collaborateurs »), ainsi qu’aux partenaires d’affaires (fournisseurs, intermédiaires, apporteurs d’affaires, consultants, distributeurs) dans la mesure applicable.

2. Principes directeurs

• Intégrité : agir honnêtement, refuser toute pratique déloyale.
• Conformité : respecter les lois, contrats et politiques internes.
• Traçabilité : documenter les décisions, dépenses et validations.
• Responsabilité : chacun est acteur de la prévention et de l’alerte.
• Tolérance zéro : vis‑à‑vis de la corruption et des atteintes graves à l’éthique.

3. Gouvernance du Programme

3.1. Rôles et responsabilités

• Direction Générale : définit le « tone from the top », approuve les politiques, alloue les ressources, arbitre les situations sensibles et veille à l’effectivité du Programme.
• Référent Éthique & Compliance : conçoit, déploie et anime le Programme (cartographie des risques, procédures, formation, conseil interne), instruit les signalements et coordonne les enquêtes (ou les fait réaliser), propose des actions correctives et rend compte à la Direction. En l’absence de responsable conformité dédié, ce rôle est assuré par la Direction Générale (ou par toute personne formellement désignée par elle).
• Managers : relaient les exigences, s’assurent de l’application au quotidien, valident les demandes relevant de leur périmètre (cadeaux, invitations, conflits d’intérêt), et remontent les alertes.
• Tous les Collaborateurs : respectent la charte, suivent les formations, déclarent les situations à risque et coopèrent aux contrôles/enquêtes.

3.2. Instances et pilotage

• Comité Éthique & Compliance (selon la taille et les besoins) : examine les indicateurs, incidents, plans d’action, et les dossiers à fort enjeu ; se réunit au moins annuellement.
• Revue annuelle : mise à jour de la cartographie des risques, du plan de contrôle et du plan de formation ; revue des politiques et seuils (cadeaux, invitations, hospitalité).

4. Code / Charte d’éthique et de déontologie

JOUZ attend de chacun un comportement professionnel exemplaire. À ce titre, il est notamment interdit :

• de proposer, promettre, offrir, solliciter ou accepter un avantage indu ;
• de falsifier ou dissimuler une information, un document ou un enregistrement comptable ;
• de se placer dans une situation de conflit d’intérêt non déclarée ;
• de contourner les processus d’achat, de validation, de facturation ou de remboursement ;
• d’exercer des représailles à l’encontre d’une personne ayant signalé de bonne foi.

Nous agissons avec équité, confidentialité, et respect des personnes ; nous protégeons les actifs (financiers, matériels, informationnels) et la réputation de JOUZ.

5. Politiques & procédures — périmètre minimum couvert

Le Programme couvre, a minima, les risques suivants : Corruption, Conflits d’intérêt, Fraude, Cadeaux, invitations et hospitalité. Les politiques ci‑dessous s’appliquent en complément des lois et obligations contractuelles.

5.1. Politique anti‑corruption (tolérance zéro)

Définitions

• Corruption active : offrir/promettre un avantage indu pour obtenir ou conserver un marché, influencer une décision, ou obtenir un traitement favorable.
• Corruption passive : solliciter/recevoir un avantage indu en échange d’un acte ou d’une abstention.
• Trafic d’influence : utiliser une influence réelle ou supposée contre un avantage.
• Paiements de facilitation : paiements « pour accélérer » une démarche — interdits.

Règles

• Interdiction d’offrir/recevoir des espèces, équivalents espèces, avantages cachés ou commissions illicites.
• Interdiction de recourir à des tiers (agents, consultants, apporteurs d’affaires) pour réaliser indirectement une pratique interdite.
• Obligation de documentation : justification, contrat, livrables, factures et preuves de service rendu.
• Toute interaction avec une personne exposée (autorité publique, entité contrôlée par l’État, décisionnaire) requiert une vigilance renforcée.

Procédures associées

• Due diligence tiers proportionnée au risque : vérification identité, réputation, bénéficiaires effectifs, sanctions/alertes, conflits d’intérêt, références, justification du recours au tiers.
• Clauses contractuelles : engagements d’intégrité, droit d’audit, résiliation pour manquement, interdiction de sous‑traitance non autorisée.
• Contrôles financiers : séparation des tâches, validations, plafonds, contrôle des paiements et comptes bancaires, interdiction des paiements sur comptes personnels.

5.2. Politique de prévention des conflits d’intérêt

Un conflit d’intérêt existe lorsqu’un intérêt personnel (financier, familial, relationnel, associatif) peut influencer — ou sembler influencer — une décision prise dans l’intérêt de JOUZ ou d’un client.

Exemples

• liens familiaux/affinitaires avec un fournisseur, partenaire, client ou candidat ;
• activité externe concurrente, mandat, conseil rémunéré, participation significative ;
• cadeaux/avantages susceptibles d’altérer l’objectivité ;
• recrutement/évaluation d’un proche.

Règles et procédure

• Déclaration obligatoire au manager et/ou à la Direction Générale (ou au Référent désigné) dès l’identification, y compris en cas de doute.
• Mesures de gestion : abstention/récusation, changement de rôle, double validation, mur d’information, remplacement du décideur, ou arrêt de la relation.
• Registre des conflits : traçabilité des déclarations et décisions de gestion.

5.3. Politique de prévention et de détection de la fraude

La fraude recouvre tout acte intentionnel visant à obtenir un avantage indu ou à causer un préjudice (financier, informationnel, réputationnel) : faux documents, fausses factures, détournement, fraude aux remboursements, collusion, fraude aux achats, cyber‑fraude, manipulation d’indicateurs, etc.

Dispositifs

• Contrôles internes : séparation des tâches, validations, rapprochements, contrôle des IBAN, contrôle des notes de frais, gestion des accès (moindre privilège), journalisation.
• Procédure achats : mise en concurrence adaptée, vérification prestataire, contrat, réception et validation des livrables avant paiement.
• Prévention de l’usurpation (fraude au Président / faux fournisseurs) : règles de double validation, confirmation hors bande, liste de contacts autorisés, sensibilisation.

Traitement

• Signalement immédiat au manager et/ou à la Direction Générale (ou au Référent désigné) en cas de suspicion.
• Gel des paiements/accès si nécessaire, conservation des preuves, enquête, remédiation, sanctions.

5.4. Politique cadeaux, invitations et hospitalité

Les cadeaux et invitations peuvent être légitimes (courtoisie, relation commerciale) mais sont strictement encadrés pour éviter toute influence indue.

Principes

• Autorisés uniquement s’ils sont raisonnables, occasionnels, transparents et conformes aux règles du destinataire.
• Interdits s’ils visent à obtenir un avantage, s’ils surviennent pendant un appel d’offres/négociation sensible, ou s’ils sont offerts à une autorité publique sans validation renforcée.
• Interdiction des espèces, cartes prépayées, crypto‑actifs, ou avantages équivalents.

Procédures

• Déclaration et validation : tout cadeau/invitation offert ou reçu doit être déclaré selon les modalités internes ; une validation préalable est requise au‑delà d’un seuil fixé et revu annuellement.
• Registre cadeaux & hospitalité : enregistrement (nature, valeur estimée, date, parties concernées, justification).
• Cas spécifiques : sponsoring, dons, mécénat, événements — soumis à analyse de risque, contractualisation et traçabilité.

6. Mécanisme d’alerte et de traitement des signalements

JOUZ met à disposition un mécanisme d’alerte permettant de signaler, de bonne foi, une situation contraire au présent Programme ou à la loi : suspicion de corruption, conflit d’intérêt, fraude, harcèlement, violation contractuelle grave, etc.

6.1. Canaux

• Hotline Alertes (dédié fraude & éthique) : alertes@jouz.tech
• Email général : hello@jouz.tech (objet : « Éthique/Compliance »).
• Formulaire : via la page Contact.

6.2. Garanties

• Confidentialité : accès restreint aux personnes habilitées, selon le besoin d’en connaître.
• Non‑représailles : aucune mesure défavorable ne peut être prise contre une personne ayant signalé de bonne foi.
• Traitement équitable : respect des droits des personnes concernées, présomption d’innocence, proportionnalité.

7. Formation, communication et amélioration continue

• Formation : onboarding et sessions périodiques ciblées (anti‑corruption, conflits d’intérêt, fraude, cadeaux/hospitalité).
• Communication : diffusion des politiques, rappels, retours d’expérience (sans divulgation de données sensibles).
• Contrôles et indicateurs : suivi des déclarations, validations, incidents, actions correctives ; tests d’efficacité adaptés à l’activité.

8. Sanctions et mesures disciplinaires

Tout manquement au Programme peut entraîner des mesures disciplinaires (dans le respect du droit applicable), la résiliation de contrats de prestation/sous‑traitance, et, le cas échéant, des actions judiciaires.

9. Révision du document

Le présent Programme est revu au minimum une fois par an, et mis à jour en cas d’évolution significative des risques, de l’organisation, des activités ou des obligations légales/réglementaires.